Khi doanh nghiệp nhận thấy “khoảng trống” giữa mục tiêu đặt ra và hiệu quả thực tế thì chính là lúc nên sử dụng phân tích khoảng trống hiệu suất (gap analysis).

Có thể nói gap analysis là công cụ giúp doanh nghiệp nhận ra vấn đề nhanh chóng nhằm lên kế hoạch cụ thể để kéo gần khoảng cách. 

Gap analysis là gì?

Một doanh nghiệp muốn đi lên cần phải biết được rằng bản thân doanh nghiệp đang ở vị trí nào, cần phải thay đổi điều gì và mục tiêu cụ thể hướng tới là gì? Giữa trạng thái hiện tại của doanh nghiệp và mục tiêu lý tưởng được đề ra có một khoảng cách nhất định. Vậy làm sao để kéo gần lại khoảng cách đó? 

Câu trả lời ở đây chính là gap analysis (phân tích khoảng trống hiệu suất). Gap analysis là phương pháp phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách tốt nhất bằng cách so sánh trạng thái hiện tại và mục tiêu đề ra. Từ đó đưa ra các chiến lược, giải pháp để nâng cao tiến độ nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra.

Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện gap analysis?

Phân tích khoảng trống hiệu suất liệu có quan trọng hay không? Thực tế mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu lý tưởng đặt ra trong tương lai. Tuy nhiên kết quả nhận được đôi khi không như những gì doanh nghiệp mong muốn. Lúc này, thực hiện gap analysis là điều cần thiết và công cụ này có thể đem lại những lợi ích “bất ngờ” cho doanh nghiệp: 

• Phân tích khoảng trống hiệu suất giúp doanh nghiệp thấy rõ vị trí hiện tại, cũng như ước lượng sự đầu tư cần thiết để đạt được mong muốn. Khi đó, doanh nghiệp nhận định rõ ràng các lĩnh vực cần cải thiện và có một kế hoạch cụ thể để kéo gần khoảng cách đó. 
• Xem xét lại sản phẩm, dịch vụ và tìm kiếm những cơ hội tại thị trường mới. Tìm ra nguyên nhân khiến sản phẩm không bán chạy, thay đổi để đáp ứng nhiều hơn nhu cầu của khách hàng.
• Tìm hiểu xem liệu doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế hoạch trước đó hay không? Tìm ra sự khác biệt và những bất cập để nhanh chóng giải quyết. Ví dụ như do quy trình vận hành của doanh nghiệp hay do các nguyên nhân chư chi phí nguyên liệu, cạnh tranh bất ngờ… 
• Với một phân tích chi tiết, cụ thể, và rõ ràng, doanh nghiệp biết được cần ưu tiên cái gì và cần tập trung vào đâu đề triển khai các nguồn lực của mình và biết được tại sao họ không phát huy được hết tiềm năng đó. Phân tích khoảng trống hiệu suất giúp khai thác nhiều tiềm năng, nội lực của doanh nghiệp hơn bất kỳ công cụ quản lý nào. 

Khi nào cần thực hiện phân tích khoảng trống hiệu suất?

Thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích khoảng trống hiệu suất bất cứ khi nào. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên lựa chọn một thời điểm thích hợp để thực hiện điều đó.

Gap analysis có thể là cánh tay phải đắc lực giúp hoạch định các chiến lược. Các vấn đề được chỉ ra trong quá trình phân tích khoảng trống hiệu suất sẽ là yếu tố quyết định doanh nghiệp nên sử dụng chiến lược nào để quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình.

Vậy khi nào được cho là thời điểm thích hợp?

Khi doanh nghiệp nhận thấy hiệu suất công việc không đạt được đúng như dự định ban đầu thì gap analysis là phân tích cần thực hiện để xác định nguyên nhân gây ra. 

Ví dụ: Phân tích khoảng trống hiệu suất thường được sử dụng trong các tình huống sau: khi doanh nghiệp công bố sản phẩm mới; phân tích năng suất doanh diệp; phân tích hiệu suất sales’ đánh giá sản phẩm hay cá nhân. 

Thực hiện gap analysis trong marketing như thế nào?

Bước 1: Phân tích tình huống thực tại của doanh nghiệp

Thông thường, gap analysis được thực hiện khi mục tiêu đề ra không đạt được. Vì vậy, bước đầu tiên của phân tích này là xác định vấn đề. Trước tiên, hãy so sánh thành quả hiện tại của công ty so với mục tiêu ban đầu. Liệt kê tất cả lý do ảnh hưởng đến kết quả đó. 

Xác định chính xác nguyên nhân là tiền đề để đưa ra các đề xuất cải thiệu thích hợp. 

Ví dụ như doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành thương hiệu được nhiều người yêu thích và tin dùng. Tuy nhiên bộ phận giải quyết khiếu nại nhận được nhiều phản hồi tiêu cực nhưng chưa thực sự giải quyết thấu đáo. Doanh nghiệp cần phân tích vì sao xảy ra tình trạng này, vấn đề từ sản phẩm hay từ nhân viên chăm sóc khách hàng của mình? 

Bước 2: Xác định mục tiêu tương lai lý tưởng

Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp cần đánh giá khách quan để tìm ra cách xử lý thích hợp. Nếu nhân lực và tài nguyên dồi dào, doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp để nhanh chóng thực hiện được mục tiêu hiện tại. Ngược lại, nếu vấn đề nằm ở thị trường hay các yếu tố bên ngoài khó kiểm soát, doanh nghiệp cần điều chỉnh mục tiêu tương lai hợp lý. 

Việc đặt mục tiêu nhằm tạo động lực phấn đấu, nhưng nếu mục tiêu đó không khả thi sẽ gây nên áp lực nặng nề cho cả bộ máy. 

Bước 3: Tìm ra giải pháp thu hẹp khoảng cách giữa hiện tại và tương lai

Sau khi xác định được vấn đề hiện tại, cũng như có một mục tiêu rõ ràng trong tương lai, doanh nghiệp cần xác định một chiến lược đúng đắn. Chiến lược này không chỉ giúp khắc phục các vấn đề trong quá khứ, và còn phải đáp ứng tiềm lực phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Hãy thiết lập một chiến lược rõ ràng, rành mạch và có mục tiêu. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số phương pháp như: 

• Phân tích McKinsey 7Ss 
• Phân tích SWOT
• Phân tích PEST hay PESTEL
• Sơ đồ xương cá 

Bước 4: Thực hiện kế hoạch thu hẹp khoảng cách

Sau khi đã vạch ra được cách để thu hẹp khoảng cách thì đã đến lúc bắt tay vào thực hiện. Dựa trên chiến lược trên, doanh nghiệp cần áp dụng một số thay đổi để cải thiện tình hình. Trong quá trình thực thi, doanh nghiệp cần thường xuyên đo lường hiệu suất công việc. Từ đó, đưa ra những điều chỉnh thích hợp và kịp thời. 

Tạm kết

Gap analysis là công cụ để các marketer đánh giá thực trạng và mục tiêu lý tưởng mà doanh nghiệp mong muốn, từ đó làm nổi bật những nguyên nhân gây ra khoảng cách và có phương án để cải thiện.

Tác giả