Hội thảo y khoa là một công cụ không thể thiếu của marketing dược, đây không chỉ là cơ hội giới thiệu thuốc một cách “lồng ghép uyển chuyển” mà còn là cách giúp các hãng dược “bắt chuyện” đầy tinh tế đến các nhân viên y tế. Vậy vai trò của hội thảo y khoa trong marketing dược là gì? Làm thế nào để tổ chức một hội thảo y khoa thành công thành công?

1. Hội thảo y khoa là gì?

Hội thảo y khoa là hội thảo được tổ chức với mục đích cung cấp thông tin y khoa cho bác sĩ, dược sĩ, nhân viên y tế nhằm tăng hiệu quả của hệ thống y tế, cũng như trong chăm sóc sức khỏe cho người bệnh. Hội thảo y khoa giúp khuyến khích nhân viên y tế học tập và trao đổi nhằm cải thiện kiến thức, kỹ năng và từ đó gia tăng hiệu quả khám chữa bệnh. 

Hội thảo y khoa còn giúp nhân viên y tế cập nhật những nghiên cứu, thông tin mới, quan trọng, chia sẻ kinh nghiệm lâm sàng hay phát triển kỹ năng sử dụng những công cụ và công nghệ mới. 

Hội thảo y khoa còn là cơ hội cho các hãng dược giới thiệu sản phẩm, nâng cao nhận diện thương hiệu hay củng cố vị thế của thương hiệu trên thị trường. Vậy để tổ chức một hội thảo y khoa cần chuẩn bị những gì?

2. Lên kế hoạch chuẩn bị cho hội thảo y khoa

2.1. Lên ý tưởng cho hội thảo y khoa

“Mỗi event đều bắt đầu với một concept”

Dù mục đích tổ chức hội thảo y khoa của bạn là gì, việc xác định concept luôn là bước đầu tiên. Team của bạn cần phải trả lời các câu hỏi này trước khi quyết định một concept chung cho chương trình:

Mục đích của hội thảo:

• Mục đích của hội thảo là gì?
• Lợi ích mà hội thảo mang về cho ban tổ chức và người tham dự là gì? 
• Đối tượng tham dự là ai?

Concept:

• Chủ đề của hội thảo là gì? Thuộc lĩnh vực nào?
• Theme nào sẽ phù hợp với chủ đề này? Bố cục và hình thức tổ chức sẽ như thế nào?
• Mood and tone của chương trình là gì? Hình ảnh mà thương hiệu muốn mang đến là gì?

2.2. Các bên liên quan trong tổ chức hội thảo y khoa

Xác định nguồn lực trong ban tổ chức sẽ là bước tiếp theo trong kế hoạch chuẩn bị của hội thảo y khoa. Ban tổ chức sẽ gồm những người trong nội bộ công ty cũng như những khách mời bên ngoài mà bạn mong muốn hợp tác. 

Hội thảo y khoa không thể thiếu sự tham gia của các chuyên gia trong ngành để thảo luận với các tham dự viên về vấn đề được nêu lên. Để hỗ trợ hội thảo được diễn ra tốt đẹp, còn cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận với nhau. 

Thông thường, một hội thảo y khoa cần có sự góp mặt của đại diện doanh nghiệp, chuyên gia đầu ngành (nhân viên y tế có học hàm cao, hoặc có title uy tín), các hiệp hội sức khỏe (advisory board), bộ phận IT, bộ phận kế toán, bộ phận tổ chức sự kiện, và bộ phận marketing. 

Để hội thảo y khoa được cấp phép thực hiện, việc liên lạc và làm việc với các hiệp hội, tổ chức sức khỏe là điều không thể thiếu. Lúc này, các hãng dược sẽ đóng vai trò nhà tài trợ cho chương trình. 

Ví dụ: Sanofi tài trợ cho hội thảo “Khởi đầu thập niên mới với liệu pháp insulin nền” trong chữa trị đái tháo đường, hội thảo này được tổ chức và bảo trợ bởi Tổng hội Y học Việt Nam (VMA) và Liên chi hội Đái tháo đường và Nội tiết TP.HCM (HADE).

2.3. Nội dung truyền đạt

Nội dung truyền đạt luôn là điểm mấu chốt của bất kì sự kiện nào. Vì vậy, việc chọn speaker hay xác định keynote của buổi hội thảo luôn là một bước cực kỳ quan trọng khi lên kế hoạch. 

Bạn nên chú ý ở những điểm sau:

Người trình bày (speaker)

• Số lượng speaker sẽ được mời là bao nhiêu?
• Chuyên gia nào phù hợp để trình bày về chủ đề này? Chuyên gia đó có đủ chuyên môn và sức hút đối với tham dự viên?
• Tổ chức hay hiệp hội sức khỏe có đề xuất nào về speaker không? 
• Profile của chuyên gia có thể công bố cho mục đích marketing không?
• Phương án dự phòng nếu chuyên gia bạn mong muốn mời không thể tham dự là gì?

Đề tài thảo luận:

• Đề tài chính được lựa chọn cho hội thảo là gì? 
• Câu hỏi, chủ đề nào sẽ được đề cập tới?
• Bộ slide câu hỏi thảo luận sẽ được ai chuẩn bị? (thường là sự phối hợp giữa bộ phận medical của bên tổ chức và chuyên gia, nhân viên y tế trình bày trong hội thảo)

Việc chọn speaker sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành công của chương trình, vì những chuyên gia này sẽ là “sức hút” hay KOLs của chiến dịch. Ví dụ: nếu bạn nói về đề tài chăm sóc sức khỏe sau sinh, bạn nên mời những bác sĩ có tiếng ở bệnh viện Từ Dũ, TP.HCM.

2.4. Các cuộc họp định kì

Những cuộc họp định kỳ chuẩn bị cho hội thảo y khoa là điều không thể thiếu. Bạn cần thời gian và không gian để cả nhóm có thể ngồi brainstorm với nhau về ý tưởng, chiến lược, cũng như các vấn đề trong khâu tổ chức. Các cuộc họp định kỳ nên được lên lịch và diễn ra 1 đến 2 lần trong tháng. 

2.5. Thời gian và địa điểm

Khi lên kế hoạch về thời gian và địa điểm bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Thời gian bạn chọn có trùng lặp với những sự kiện đặc biệt, ngày nghỉ, hay những hội thảo khác?
• Thời gian bạn chọn có thuận tiện cho speaker cũng như tham dự viên?
• Địa điểm bạn chọn có phù hợp với số lượng người tham gia dự kiến?
• Âm thanh và ánh sáng của địa điểm có đạt tiêu chuẩn không?
• Địa điểm có dễ tìm không? Địa điểm có chỗ đậu xe thuận lợi không?

*Với các sự kiện lớn, địa điểm thường được đặt 3-6 tháng trước khi sự kiện diễn ra.

2.6. Marketing

Để hội thảo y khoa mang lại hiệu quả tối ưu, marketing đóng một vai trò không nhỏ. Phải có chiến lược cụ thể cho chương trình pre-event, in-event và post-event. 

Trước khi sự kiện diễn ra, marketing giữ vai trò làm sao để tham dự viên biết đến sự kiện, tỏ hứng thú tham gia và đồng ý tham dự. Giống với giới thiệu sản phẩm, hoạt động marketing pre-event cũng cần có chiến lược thích hợp. Bạn có thể áp dụng chiến lược emailing marketing hay social media, website để cung cấp thông tin tạo hứng thú cho người tham dự.

Với mục đích chính là giới thiệu sản phẩm, hay tăng nhận diện thương hiệu (brand awareness), in-event marketing phải đảm bảo tham dự viên có thể nhớ đến nhãn hàng và sản phẩm khi tham gia sự kiện bằng cách thể hiện rõ “signature” của thương hiệu. Không nên lồng ghép quá nhiều thông tin về sản phẩm trong hội thảo, mà bạn có thể tinh tế thể hiện ở thiết kế sân khấu (logo) hay standee trong hội trường. 

Ngoài ra, post-event cũng nên được chú trọng, có thể là một món quà nhỏ hay tài liệu sum-up được gửi đến tham dự viên sau chương trình. Hãy thực hiện khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của tham dự viên để rút kinh nghiệm cho những sự kiện trong tương lai. 

2.7. Ngân sách

Việc xác định ngân sách và mục đích của hội thảo y  khoa luôn được lên kế hoạch từ đầu. Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu chi tiết cụ thể ở các bước trên, bạn cần xem xét và lên kế hoạch chính xác về ngân sách cho tổng thể chương trình.

Tạm kết

Hội thảo y khoa là một phần không thể thiếu trong sự phát triển không ngừng của ngành y tế, cũng như là cơ hội vàng cho các hãng dược lớn thể hiện vị thế của thương hiệu. Tuy khá khó khăn trong tình trạng Covid-19 hiện tại, các hãng dược có thể cân nhắc việc tổ chức song song hội thảo online và offline trong bối cảnh này. Dù cách thức có thay đổi, thì 7 bước trên vẫn là một guideline đầy đủ mà bạn có thể dựa vào trong quá trình lên kế hoạch!

Tác giả