Khi mới bắt đầu triển khai email marketing, hẳn bạn đã gặp phải trường hợp email của bạn rơi vào mục spam và một trong những lý do phổ biến nhất email spam là vì bộ lọc. Tuy nhiên, bộ lọc spam này chưa hẳn chính xác 100%, vì thế đôi lần email của bạn rơi vào khu vực spam không mong muốn này.

1. Vì sao email rơi vào mục spam

Một số lý do cơ bản khiến người dùng đánh giá bạn đang spam email:

• Chưa nhận được sự đồng ý nhận tin của người dùng.
• Địa chỉ IP đã từng được sử dụng để spam
• Tỷ lệ mở email thấp
• Subscriber không nhớ đến bạn
• Gửi cho tài khoản email ít được sử dụng
• Thiếu tiêu đề email
• Thông tin người gửi thiếu chính xác “From: …”
• Email của bạn không chứa link “unsubscribe” – hủy đăng ký nhận tin
• Sử dụng các từ đi kèm mang tính spam trong tiêu đề email như: “Đại hạ giá”, “chào bạn”, “ưu đãi đặc biệt”…

2. Địa chỉ email và tên miền

Thường thì khi gửi email marketing cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ sử dụng email chứa tên miền (domain) để gửi. Để kiểm tra được email của bạn có nằm trong danh mục blacklist của công cụ lọc mail hay không, hãy kiểm tra chúng tại https://mxtoolbox.com. Khi đó có 2 trường hợp:

• Tên miền sạch
• Tên miền không tốt, lúc này nên cân nhắc đổi tên miền.

Song song đó, công cụ gửi mail hay server cũng sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy của email. Nếu công cụ gửi mail tự động đã bị Google đánh giá spam email trước đó, mail từ công cụ này có thể bị cho vào “spam”.

Với tên email, doanh nghiệp hiện nay khá thích sử dụng các địa chỉ như support@tenmiencongty.com, hotro@tenmiencongty.com… và thường các địa chỉ vậy sẽ rất dễ bị đánh dấu spam. Thay vì những tên chung chung (support, hotro…) doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe sử dụng tên riêng làm địa chỉ email để không chỉ tránh spam mà còn tạo sự chuyên nghiệp.

3. Danh sách nhận mail

Trong email marketing có một thuật ngữ gọi là Bounce Rate, hiểu đơn giản là tỷ lệ email đã gửi nhưng không đến được người nhận (địa chỉ mail không có thật, địa chỉ mail không hoạt động). Tỷ lệ này nên ở mức 5% là tốt nhất, nghĩa là 100 mail gửi đi thì Bounce Rate chỉ nên là 5 mail. Tuy nhiên, Marketer mới bắt đầu với Email marketing thì tỷ lệ này khá cao, có thể do:

3.1. Danh sách email có chất lượng hay không?

Hiện nay, data email doanh nghiệp nhận được thường theo 2 hướng:

• Mua data email: thực tế chất lượng data này khá thấp (không đúng tệp khách hàng, email giả, email ảo…)
• Nhận email từ khách hàng thông qua các chiến dịch: khách hàng có thể cung cấp email giả

Do đó danh sách email không chất lượng sẽ dẫn đến mức độ Bounce Rate tăng.

3.2. Danh sách email có được chấm điểm không?

Việc chấm điểm và phân loại danh sách email là rất quan trọng, doanh nghiệp có thể bỏ quên điều này.

Hiện tại thì các dịch vụ email marketing chuyên nghiệp sẽ có công cụ đo lường được các chỉ số như mức độ tương tác, mức độ ưa thích mail của người dùng. Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường sẽ sử dụng các công cụ chuyên nghiệp như MailChip, HubSpot. Các công cụ này đều có ưu điểm như:

• Lưu trữ lượng email lớn
• Đo lường, tracking và phân tích email gửi đi và gửi report trực quan dễ theo dõi
• Tích hợp đa kênh như web, email, facebook, điện thoại…
• Khả năng tích hợp tuyệt vời với rất nhiều phần mềm khác nhau: Dropbox, Google Chrome, Pipedrive CRM, SugarCRM, Bigcommerce, Gravity Forms, Base CRM, Google Dynamics…

Tuy nhiên chi phí khá đắt đỏ đối với công ty vừa và nhỏ. Do đó, việc sử dụng dịch vụ email marketing để phân khúc mail, cá nhân hóa mail gửi đi, nuôi dưỡng khách hàng, đo lường gửi report, phối hợp đa kênh để push sale (đẩy doanh số bán hàng lên cao)… là điều tối ưu nhất.

3.3. Không có thêm nút cho phép hủy theo dõi

Khi mà người nhận không hứng thú về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, đừng bắt họ tiếp tục nhận thông tin thêm nếu không muốn bị đánh dấu Spam.

Doanh nghiệp chỉ cần thêm dòng “tôi không muốn nhận tin” hoặc “unsubscribe” vào cuối email. Tránh sử dụng hình ảnh vì đôi khi hình có thể không load được, nhưng đừng làm nó quá nổi bật.

4. Chất lượng email gửi đi

4.1. Hình thức

Nội dung của email cần được trình bày và tôn lên nhờ mẫu mail đẹp mới có thể gây ấn tượng tốt với người nhận. Các template dễ nhìn, banner vừa phải và nên nằm gọn trong vùng hiển thị. Bạn nên đặt logo ở ngay tiêu đề chính với kích thích vừa phải.

Ngoài ra marketer nên để ý đến kích thước chữ sao cho dễ đọc nhưng không được quá lớn, màu sắc cũng nên tuân theo brand guideline của công ty để tăng nhận thức về thương hiệu. Email không gây rối mắt, bố cục hình ảnh, text, call to action hài hòa dễ nhìn.

4.2 Nội dung

Marketer cần cá nhân hóa nội dung gửi đến cho người nhận (ví dụ: xưng hô bạn – tôi). Song song đó, nội dung phải thật sự có giá trị. Tiêu đề nên gây kích thích nhưng hạn chế giật tít quá đà và phải liên quan đến nội dung email.

4.3. Thời điểm và tần suất gửi

Một lưu ý khi sử dụng email marketing khác đó là thời điểm gửi email cũng rất quan trọng. Bạn nên có một cuộc nghiên cứu và đánh giá tệp khách hàng của mình. Lúc này bạn sẽ biết họ có xu hướng mở mail thời điểm nào nhiều nhất.

Ví dụ đối tượng văn phòng sẽ có xu hướng mở mail vào 8-9h sáng. Nhưng đối tượng sinh viên thì họ không có xu hướng kiểm tra email định kỳ như vậy mà thường là vào cuối tuần.

Tần suất gửi cũng nên giãn cách sao cho hợp lý, nếu bạn gửi quá nhiều cũng rất dễ bị đánh dấu spam. Và người nhận họ cũng chẳng hứng thú với nội dung gửi liên tục như vậy.

5. 3 cách hữu ích giúp email marketing né được hộp spam

Nếu như doanh nghiệp đã triển khai email marketing, bạn vẫn có thể hướng dẫn người dùng chuyển email ra khỏi spam với 3 cách sau:

5.1. Hướng dẫn subscriber lập whitelist cho email của bạn

Whitelist là cơ sở dữ liệu các địa chỉ email và các miền mà bạn mong muốn nhận email từ đó.

Trong email “chào đón” subscriber mới sau khi họ điền email; bạn nên hướng dẫn chi tiết cho họ cách tạo lập whitelist cho email của bạn, càng đơn giản càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn chắc chắn subscriber sẽ nhận được email quan trọng sau khi họ đăng ký.

Càng nhiều người tạo lập whitelist cho email của bạn sẽ làm tăng độ uy tín cho doanh nghiệp. Chưa kể, nó còn giúp tăng khả năng email của bạn nằm trong hộp thư đến.

Đây là template tạo lập whitelist bằng gmail mà bạn có thể áp dụng cho email “chào đón” của mình:

• Mở email
• Click vào dấu 3 chấm kế bên nút “Reply”
• Chọn “Add to Contacts List” (Thêm vào danh sách liên lạc)

Click vào dấu 3 chấm ở phần đầu email và chọn “Filter messages like these” (Lọc các tin nhắn tương tự vậy)

Click vào “Create filter” (Tạo bộ lọc)

Sau đó, chọn mục “Never send it to Spam” (Không bao giờ gửi vào spam)

Cuối cùng click vào “ Create filter” là ok

5.2: Hướng dẫn người dùng Gmail thả email từ mục “Promotion” vào hộp thư chính

Mặc dù email của bạn không bị rơi vào mục spam; thì người dùng có thể cũng gặp vấn đề khi tìm kiếm email của bạn. Bởi vì chúng bị lọc vào diện “Promotion”.

Để hạn chế điều này, trong email chào đón. Hãy nhắc người dùng kéo thả email vào hộp thư chính Gmail.

5.3. Hướng dẫn người dùng cách hệ thống email vào tệp đặc biệt

Hãy nhớ rằng tương tác là vấn đề lớn nhất có thể ảnh hưởng đến tỉ lệ rơi vào mục hộp thư chính.

Vì vậy giúp người dùng theo dõi các email kế tiếp cũng là cách tránh để email của bạn rơi vào mục spam. 3 bước đơn giản hệ thống lại email:

• Tạo folder đặc biệt archive (lưu trữ) email sau khi người dùng đọc xong
• Không tạo bộ lọc tự động điều hướng email vào những folder này
• Sau khi đọc xong email, di chuyển nó vào folder này thủ công

HEDIMA đã tổng hợp các điểm Marketer cần lưu ý khi triển khai Email marketing. Tuy nhiên nếu hoạt động này ngốn nhiều thời gian và công sức nhưng chưa thật sự hiệu quả, Marketer có thể tìm đến HEDIMA để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. Chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe mang đến thành công cho không chỉ chiến dịch Marketing mà còn cho thương hiệu.

Tác giả